Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer. Hal ini juga sekaligus menjadi sebuah penegasan bahwa prosedur pencatatan ataupun penyimpanan merupakan sebuah hal vital yang pelu di pelajari dan di aplikasikan. Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut.
NextBiasanya untuk surat rahasia.
Contoh: f Penyimpanan Surat Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad. Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti, untuk surat yang penting, maka dicatat menggunakan kartu kendali rangkap tiga.
Dalam pelaksanaannya, kalau suatu unit kerja memerlukan kecepatan dalam memproses surat keluar tersendiri sampai dengan penyampaiannya ke instansi lain dilaksanakan sendiri.
Kegiatan ini memerlukan pemikiran yang tajam, mengerti segala persoalan dalam lingkungan instansinya, dan harus teliti.
NextJika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.
Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut. Kalau petugas pencatat tersebut sukar menentukan indeks dan kode, sebaiknya dikosongkan dulu dan diserahkan kepada pengarah atasan untuk mengisi kolom tersebut.
NextUntuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.
Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.
NextKartu kendali berguna untuk mencatat sura-surat penting, kartu pengantar surat biasa digunakan untuk mencatat surat biasa, dan kartu pengantar surat rahasia untuk mencatat surat penting.
Kalau memang diperlukan kecepatan dan volume surat penting banyak sekali, maka pencatatan kartu kendali dapat dilakukan oleh heberapa petugas lain yang juga telah terlatih.
Sebagai pengingat, pada pengurusan sistem kartu kendali kita akan berhadapan dengan 3 lembar kartu berbeda warna, setiap kartu tersebut memiliki fungsi yang berbeda pula. Pencatatan Surat Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan.
NextBergerak atau fakumnya suatu organisasi terletak pada anggota-anggotanya yang mempunyai rasa kedadaran akan pentingnya berorganisasi,jika orang-orang dalam organisasi ini tidak berangkat dari sebuah kesadaran dan terus terbuai dalam dinamika hedonisme yang dapat mematikan sebuah kesadaran akan pentingnya sebuah organisasi maka orang-orang itu sendiri yang menjadi pembunuh organisasinya.
Penyortiran Surat Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
NextTugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.